Wie viel kostet es, ein Kaffeehaus zu eröffnen? (Realistische Kosten & Tipps für Deutschland und Österreich)

Ein eigenes Kaffeehaus zu eröffnen, ist für viele mehr als ein Geschäftsplan – es ist eine Leidenschaft.Ob in Wien, München oder Salzburg – Kaffeehäuser stehen für Genuss, Begegnung und Tradition. Doch bevor du die ersten Gäste empfängst, musst du wissen: Wie viel kostet es, ein Kaffeehaus zu eröffnen?

Die Antwort hängt von deiner Größe, deinem Konzept und deinem Standort ab.Im Durchschnitt liegen die Startkosten zwischen 60.000 € und 180.000 €, je nachdem, ob du ein kleines Café oder ein größeres Kaffeehaus mit eigener Küche planst.

Mit moderner Technologie – etwa den digitalen Menü- und Bestellsystemen von EasyMenus – lassen sich viele Kosten dauerhaft senken.

Die Lage ist der wichtigste Erfolgsfaktor deines Kaffeehauses.In zentralen Stadtlagen Deutschlands und Österreichs sind die Mieten entsprechend hoch:

Innenstadt: 25–50 € pro Quadratmeter

Randlage oder Kleinstadt: 10–20 € pro Quadratmeter

Ein 80 m² großes Kaffeehaus kostet dich somit zwischen 1.600 € und 4.000 € Miete monatlich.Bedenke auch die Nebenkosten (Heizung, Strom, Müllentsorgung), die in Österreich häufig separat abgerechnet werden.

Ein Kaffeehaus lebt vom Ambiente. Gäste erwarten Gemütlichkeit, Qualität und Stil.Die Einrichtungskosten machen meist den größten Teil der Startinvestition aus:

Kaffeemaschinen (Espresso, Siebträger, Filter): 5.000 – 15.000 €

Mobiliar, Tische, Stühle, Dekoration: 10.000 – 30.000 €

Küchengeräte (Backofen, Kühlgeräte): 8.000 – 20.000 €

Kassensystem & Software: 1.000 – 3.000 €

Hier lohnt es sich, digital zu denken:Mit einem digitalen Bestellsystem von EasyMenus kannst du QR-Menüs nutzen und auf gedruckte Speisekarten verzichten – das spart dauerhaft Papierkosten und Zeit.

Für den Betrieb eines Kaffeehauses sind in Deutschland und Österreich mehrere Genehmigungen notwendig:

Gewerbeanmeldung oder Betriebsanmeldung

Gaststättenkonzession (bei Speisen oder Alkohol)

Hygienenachweis nach HACCP

Brandschutzprüfung

Musiklizenz bei der GEMA (Deutschland) oder AKM (Österreich)

Die Kosten variieren je nach Standort, liegen aber in der Regel zwischen 1.000 und 2.500 €.Detaillierte Informationen bekommst du bei der IHK in Deutschland oder der WKO in Österreich.

Kaffeebohnen, Milch, Zucker, Gebäck – all das sind laufende Ausgaben, die schnell ins Gewicht fallen.Je nach Größe und Sortiment solltest du monatlich mit 1.000 – 4.000 € Warenkosten rechnen.

Tipp:Setze auf regionale Lieferanten und nachhaltige Produkte. Das ist nicht nur gut fürs Image, sondern senkt langfristig die Kosten. Viele Gäste in Österreich und Deutschland bevorzugen mittlerweile Bio-Qualität und Fairtrade-Kaffee.

Ein Kaffeehaus braucht engagierte Mitarbeiter.Die monatlichen Personalkosten sind einer der größten Fixposten:

Barista / Servicepersonal: 2.000 – 3.500 € pro Vollzeitkraft

Reinigung, Buchhaltung, Verwaltung: 800 – 1.500 €

Sozialversicherungsbeiträge & Lohnnebenkosten: ca. 25–30 % zusätzlich

Ein kleines Team von 3–4 Personen kostet somit rund 7.000 – 10.000 € im Monat.Mit Tools wie den digitalen Bestelllösungen von EasyMenus kannst du Arbeitsprozesse automatisieren und Personal effizienter einsetzen.

Falls du nicht über ausreichend Eigenkapital verfügst, gibt es zahlreiche Förderungen und Kredite für Gastronomiegründer.

KfW-Gründerkredit StartGeld – bis zu 125.000 €, günstige Zinsen

Förderprogramme der Bundesländer (z. B. Bayern, NRW, Berlin)

aws-Förderungen (Austria Wirtschaftsservice)

WKO-Unterstützung für Jungunternehmer

Landesförderungen – etwa der Wirtschaftsagentur Wien oder des Landes Salzburg

Mehr Informationen findest du auf kfw.de und aws.at.

Investitionskosten (einmalig):

Ausstattung & Einrichtung: 40.000 €

Genehmigungen & Lizenzen: 2.000 €

Miete & Kaution (3 Monate): 9.000 €

Marketing & Website: 3.000 €

Sonstiges & Reserve: 6.000 €

Gesamtstartkosten: ca. 60.000 €

Laufende monatliche Kosten:

Personal: 8.000 €

Waren: 2.500 €

Energie & Nebenkosten: 1.200 €

Sonstige Fixkosten: 800 €

Gesamte Betriebskosten: ca. 12.500 € pro Monat

Ein modernes Kaffeehaus ist mehr als nur gemütlich – es ist digital effizient.Mit EasyMenus kannst du dein Geschäft zukunftssicher gestalten:

QR-Codes für Speisekarten

Digitale Bestellungen am Tisch

GoBD-konforme Kassensysteme

Online-Bestelloption für Coffee-to-go

Echtzeit-Auswertungen deiner Umsätze

Gerade in der Startphase hilft das, Fehler zu vermeiden und den Betrieb wirtschaftlich zu steuern.

Kein klar definiertes Konzept (z. B. Café vs. Brunch-Lokal)

Zu hohe Anfangsinvestitionen ohne Reserven

Fehlende digitale Prozesse

Zu niedrige Kalkulation von Personalkosten

Unterschätzter Marketingaufwand

Mit realistischen Zielen, einer detaillierten Finanzplanung und den Tools von EasyMenus kannst du diese Stolperfallen vermeiden.

Ein Kaffeehaus zu eröffnen, ist eine Herzensentscheidung – aber auch ein strategisches Projekt.In Deutschland und Österreich kannst du mit rund 60.000 bis 180.000 Euro Startbudget realistisch planen.Wenn du von Beginn an auf digitale Lösungen, klare Prozesse und effiziente Tools setzt, wird dein Traum vom eigenen Café greifbar.

👉 Entdecke, wie EasyMenus dein Kaffeehaus digital unterstützt – von der Speisekarte bis zum Bestellsystem.

1. Wie viel Eigenkapital brauche ich für ein Kaffeehaus?Mindestens 20–30 % der Gesamtkosten solltest du aus eigener Tasche finanzieren.

2. Wie lange dauert die Eröffnung?Zwischen 6 und 12 Monaten – je nach Umbau, Genehmigung und Konzept.

3. Brauche ich eine Ausbildung?Nicht zwingend, aber Erfahrung in der Gastronomie oder ein Barista-Kurs sind sehr empfehlenswert.

4. Welche Fehler sollte ich vermeiden?Zu hohe Fixkosten, falscher Standort und keine digitale Strategie sind die häufigsten Gründe für das Scheitern.

5. Welche Tools helfen mir beim Start?Mit EasyMenus sparst du Zeit, Papier und Personalkosten durch digitale Bestellungen und QR-Menüs.

6. Wo finde ich Förderungen?Deutschland: KfW · Österreich: aws und WKO